10 tipů na provoz školky online
1. Informujte rodiče pravidelně, včas a rychle
I samotní rodiče často nevědí, co je čeká v následujících dnech, co a jak vyhlásí vláda či další orgány a jak k nařízením a doporučením přistoupí zrovna jejich školka.
Udržujte proto rodiče informované, pravidelně je seznamujte s postojem školky k jednotlivým opatřením, která jsou mediálně komunikována.
Díky příspěvkům, které přes mobilní aplikaci připravíte během pár sekund, můžete oslovit jednotlivé rodiče nebo celé třídy najednou.
Dopřejete tak rodičům alespoň nějakou jistotu v nastalém chaosu a ušetříte si mnoho spekulací a zoufalých sms či telefonátů.
TIP: Popište Váš aktuální postoj k novým informacím a označte zprávu jako DŮLEŽITÉ
např.: Naše školka zůstává i nadále otevřena. Do školky je / není povinné pro děti nosit roušku. Maximální kapacita není / je omezena na X dětí.
2. Zasílejte dětem zadání úkolů online,
důležité především pro předškoláky
Ať už jde o náměty k domácí práci pro mladší děti, nebo velmi důležité zapojení předškoláků do aktivit, využijte na to Twigsee skrze příspěvky. Snadno vyfoťte a zašlete jednotlivé pracovní listy rodičům přes mobilní aplikaci. Rodiče vidí pouze příspěvky a materiály týkající se jejich dětí či tříd, materiály si mohou z aplikace vytisknout a aktivitám se věnovat doma.
TIP: Klasické příspěvky mohou učitelé odesílat přímo z mobilní aplikace, ale i z počítačové administrace. Pokud tedy chcete dětem zaslat delší zadání, můžete vše připravit a odeslat (včetně fotek) přímo z počítače.
3. Zjišťujte předběžnou docházku pomocí anket
Ačkoli se školky nezavřely, reálně do nich většinou dochází sotva pár jednotlivců. Díky Twigsee můžete během pár minut zjistit, kolik dětí a které Vám do školky přijdou a můžete se tak personálně připravit. Rodiče Vám rychlým klikem označí, jak plánují docházku svých dětí v jednotlivých dnech a Vy můžete díky tomu lépe plánovat všechny relevantní kapacity.
4. Přijímejte omluvenky přehledně a online
Rodiče mohou děti omlouvat skrze aplikaci, omluvenky jsou okamžitě viditelné v učitelské aplikaci včetně identifikace půldenních či celodenních absencí. V administraci je pak možné údaje přehledně evidovat, filtrovat i exportovat pro další využití.
5. Přijímejte nové děti kompletně online
Již rozhodnutí MŠMT z června 2019 umožnilo kompletní správu agend předškolních institucí online, k tomuto patří i samotné přijímací řízení. Připravili jsme pro školky kompletně zdigitalizované řízení, které nejen šetří čas a energii, ale pomůže řešit administrativu u nových dětí nyní v době karantény. Kromě elektronického vyplnění všech údajů ze strany rodičů je automaticky vygenerováno předvyplněné potvrzení od lékaře, školce se zas na jeden klik připraví evidenční listy a další nezbytné dokumenty.
6. Komunikujte spolu v rámci týmu
Uvědomujeme si, že nyní je klíčová nejen komunikace směrem k rodičům, ale také vzájemně mezi jednotlivými členy týmu. Pro tyto účely můžete v Twigsee využít komunikace i mezi učiteli vzájemně. Tyto interní příspěvky samozřejmě vidí jen přiřazení učitelé, ale nepropisují se nikomu z rodičů.
7. Začněte evidovat docházku online
Do školky chodí minimum dětí, zkuste tento čas využít i k dobré věci – naučte se evidovat docházku online. Budete tak moci vyhodit papírové tiskopisy a tabulky, nad kterými si lámete hlavu nejen vy, ale i další kolegové, kteří je pak přepisují, zakládají a počítají na jejich základě podklady pro platby a další údaje.
Evidence docházky skrze Twigsee splňuje všechny parametry nejen k MŠMT i MPSV, ale také například hasičské pro případ evakuace. Navíc nejste závislí na jedné fyzické kopii, relevantní data mají u sebe všichni učitelé i vedení školky v reálném čase.
8. Na jeden klik si vytvořte potřebné exporty pro školkovné a stravné
Pokud se naučíte evidovat docházku online, Twigsee vám pomůže s další neoblíbenou agendou – podklady pro platbu školkovného a stravného. U každého dítěte uvidíte přehledně na jednom místě informace o jeho docházce i omluvenkách.
NOVINKA: Možnost nastavit si částky pro jednotlivé položky (režimy vzdělávání dle rozsahu, ceny stravného, atd.), díky kterým pak vytisknete zcela personalizované podklady pro platby u každého dítěte.
9. Zdigitalizujte svoji matriku
Využijte čas na aktualizaci osobních a dalších údajů dětí i převedení matriky stávajících žáků do digitální podoby. Připravili jsme k tomu jednoduchý formulář, který na jeden klik rozešlete rodičům.
Rodiče skrze formulář nejen aktualizují důležité údaje (kontaktní údaje, alergie, vyzvedávání, atd.), ale zároveň pomohou s digitalizací – údaje z formulářů se automaticky propíší do administrace i samotné mobilní aplikace.
TIP: Digitální matrika je plně schválena již od června 2019, viz: ZDE.
10. Odpočiňte si
A to nejdůležitější nakonec! Zkuste si v rámci možností odpočinout. Situace je samozřejmě komplikovaná a víme, že se snažíte pro své děti i jejich rodiče udělat maximum. Myslete ale také na sebe a na své kolegy a načerpejte síly na to, až se všichni malí rošťáci zase vrátí do vašich řad, a proto:
- Pořádně se vyspěte a co můžete, nechte na zítra.
- Přečtěte si knihu, kterou jste celý rok odkládali, pusťte si oblíbený film.
- Dejte si skleničku dobrého vína či čehokoli, co vás potěší.
- Načerpejte energii a síly na to, až se vše vrátí do původních kolejí.
Zároveň vás chceme ubezpečit, že Twigsee je tu pro vás.
Vždy si zakládáme na zcela individuálním přístupu, celé školce jsme po celou dobu k ruce, a to nejen během úvodních nastavení a školení, ale po celou dobu spolupráce. Pokud budete mít jakékoli dotazy, případně budete potřebovat jakýkoli z bodů vysvětlit, vyškolit či nastavit z naší strany, neváhejte se nám ozvat a určitě vám pomůžeme.
Proto si dovolíme tento článek zakončit sloganem, který je v současné chvíli možná již klišé, ale z naší strany 100% platí, a to, že #spolutozvladneme.
Jakékoli dotazy či žádosti o pomoc s nastavením jednotlivých procesů, prosím,
směřujte na e-mail: [email protected].
6. 12. 2020 | Tereza Šilhanová
